Alexander Barquero es director del Archivo Nacional de Costa Rica y Coordinador del Grupo de trabajo sobre Gestión y Preservación de Documentos Electrónicos de la Asociación Latinoamericana de Archivos
[English version follows]
En un mundo globalizado, transformado por las sociedades del conocimiento e inmerso en la cuarta revolución industrial, los países de la región latinoamericana tienen un gran reto (y una gran oportunidad) para potenciar la capacidad productiva de sus habitantes y obtener el máximo provecho a la constante e imparable producción intelectual, técnica y tecnológica del mundo. Los recursos con los que cuenta cualquier administración para trabajar siempre serán limitados, y en el caso de los países latinoamericanos esto es una constante que pareciera no fenecer pronto. Ante esta realidad, los gobiernos, instituciones, empresas y ciudadanos se ven obligados a la búsqueda continua de opciones que logren aprovechar eficientemente los recursos económicos y talento humano, así como la infraestructura física y tecnológica.
En nuestras poblaciones, tan diversas y muchas veces desiguales, el cierre de la brecha digital es un proceso complejo que requiere un abordaje desde múltiples perspectivas y con una gran inversión de los aparatos públicos en infraestructura, educación y servicios. Esta gran tarea se vuelve aún más colosal cuando se asoman los demonios de la burocracia, la ineficiencia y la resistencia al cambio, visitas no gratas pero que siempre están acechando o llamando a la puerta de nuestras administraciones. No obstante, si algo entendemos bien en la región, es que las oportunidades hay que crearlas y aprovecharlas al máximo. La estrategia de la rémora, que se acopla en una relación simbiótica con otros animales marinos más grandes para viajar más lejos y más rápido, la hemos sabido utilizar a partir de las buenas prácticas y lecciones aprendidas de los países y las instituciones que por su coyuntura han avanzado más o, incluso, superado los problemas y vicisitudes de la preservación digital en una gran escala.
Es precisamente por esta razón que desde hace varios años los archivos, los rectores en administración pública, tecnología o gestión de documentos, la academia, los investigadores y profesionales de la región, nos hemos dado a la tarea de estudiar, analizar y asimilar los avances más importantes que se desarrollan en el mundo entero para dar una solución práctica y real a las particularidades y desafíos de la preservación de los documentos en soportes electrónicos. En muchos de nuestros países ya se discuten o desarrollan productos y servicios que permiten dar los primeros pasos hacia soluciones maduras para la adecuada conservación a largo plazo o permanente de los contenidos digitales.
Con el objetivo de seguir promoviendo esfuerzos que permitan acelerar la marcha de las iniciativas en esta importante materia, los países que conformamos la Asociación Latinoamericana de Archivos hemos constituido el Grupo de Trabajo sobre Gestión y Preservación de Documentos Electrónicos, como una respuesta al llamado de articular nuestras experiencias y vivencias en el desarrollo de los proyectos afines. Desde el seno del Grupo, hemos establecido una hoja de ruta que empieza con tomar una primera fotografía del estado del arte del tema en la región, con un sondeo que aborda el entendimiento de nuestras experiencias desde los diferentes actores e interesados, para luego estudiar la brecha existente contra los escenarios ideales, y finalmente generar los productos de uso común que permitan elevar la media de donde estamos en la actualidad, y la barra de adonde queremos llegar a futuro con el desarrollo de la preservación digital en nuestros países.
Como se podrá abstraer de este artículo, la tarea que tenemos por delante no es una labor sencilla. El tren de los avances en el mundo sobre la preservación digital no se detiene por nosotros, y eso nos obliga a revisar constantemente nuestros proyectos y hasta nuestros criterios formados en la temática. Sin embargo, resultan más que justificados estos esfuerzos con los grandes beneficios que tendremos como sociedades en desarrollo y para nuestra historia con la preservación de nuestros crecientes acervos en soportes digitales. Somos una escuela de rémoras que no nos vamos a detener a descansar a sabiendas de lo que se aproxima.
Digital Preservation in Latin America
Alexander Barquero is director of the National Archive of Costa Rica, Coordinator of the Working Group on the Management and Preservation of Electronic Documents of the Latin American Archive Association
In a globalised world transformed by knowledge societies, and in the grip of the fourth industrial revolution, countries in the region of Latin America face a huge challenge (and a huge opportunity) to boost the productive capacity of their inhabitants and to derive maximum benefit from the world’s constant, relentless intellectual, technical and technological production. All government bodies have limited resources with which to work, and in the case of Latin American countries, this is a constant feature that is unlikely to disappear any time soon. Faced with this reality, governments, institutions, businesses and individuals are forced continuously to seek options that make efficient use of economic resources and human talent, as well as of physical and technological infrastructures.
In our diverse and often unequal communities, the closing of the digital gap is a complex process that needs to be approached from several perspectives and with significant public investment in infrastructure, education and services. This immense task becomes even more gargantuan when one adds the demons of bureaucracy, inefficiency and resistance to change; unwelcome visitors who nonetheless are always lurking or knocking on the doors of our government bodies. However, if there is one thing we do understand in our region, it is that opportunities have to be created and taken advantage of fully. The strategy used by the suckerfish, which attaches itself in a symbiotic relationship to other marine animals in order to travel further and faster, is one that we have been able to use in best practice and lessons learned from countries and institutions whose circumstances have enabled them to make more progress, or even to overcome the problems and difficulties of large-scale digital preservation.
It is precisely for this reason that for some years archives, heads of public administration, technology or document management, academia, researchers and professionals in the region have taken on the task of studying, analysing and assimilating the main areas of progress that are being developed across the globe, in order to come up with practical, real solutions to the unique features and challenges of the preservation of documents in electronic media. In many of our countries, products and services are now being discussed and developed which will allow us to take the first steps towards mature solutions for the appropriate long-term or permanent conservation of digital content.
With the aim of continuing to facilitate the efforts that will allow us to speed up the pace of initiatives on this important issue, the countries comprising the Asociación Latinoamericana de Archivos (Latin American Archives Association) have set up the Working Group on the Management and Preservation of Electronic Documents, in response to the call to articulate the experiences and insights gleaned while working on related projects. Within the group, we have established a roadmap that starts with an initial snapshot of the state of the issue in our region, through a survey looking at the perception of our experiences from the perspective of different actors and stakeholders. It goes on to compare the existing gap with ideal scenarios. It ends by setting out common outcomes that will allow us to raise the current level while also giving us a standard to aim for in future, in the development of digital preservation in our countries.
As this article shows, the task ahead of us is not simple. The global train of progress in digital preservation will not stop for us, which means that we need to constantly review the projects on which we are working and even the criteria we have developed on this issue. However, these efforts are more than justified by the huge benefits that we will reap, both as developing societies and for the preservation of our history and growing heritage on digital media. We are a shoal of suckerfish who will not rest, knowing what lies ahead.
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