Added on 1 April 2020


The following article is a statement from the ICA and is available in English, French and Spanish below


The Archives and Records are Accessible

At ICA we think it is an important time to tell people from all over the world, not just our community, that archives continue to be accessible even though in some cases the physical buildings may be shuttered. Also, that records services continue to operate to facilitate business and government operations.

The vital role of archives and records services cannot be underestimated in these challenging times. Without archives, archivists and records managers, businesses, civil society, government and other international organisations could not operate. How do you make a decision, provide health care services or keep economies moving without accurate information and data? That’s where we- archivists, records managers and information managers- come into play. We are vital to keeping businesses and government moving, even though we may be working from home. We are also adapting to new realities and service delivery models, not without difficulty, but still responding to the needs of ensuring the governance of public and private organisations: Trying to work in distributed digital environments, while ensuring that employees and decision-makers can continue to access records and data to keep things moving.

To enable the archives and records community to tell ICA what they are doing and what is accessible, we have developed a digital map where you can share information about an online exhibition, digital catalogue, specific digital collections or a crowd-sourcing project that people can do while they are #StayHome.

Now is the time to tell people what the community can offer them! Tell them why archives and records services matter!

To register your institution, please fill in the online questionnaire: https://www.ica.org/en/the-archives-and-records-are-accessible

 

To have access to the digital map: https://www.ica.org/en/what-archive/archives-are-accessible-search-the-map

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Archives et documents demeurent accessibles

 

À l’ICA, il nous semble important d’annoncer aux peuples du monde entier, et non seulement aux membres de la communauté archivistique, qu’ils pourront continuer d’accéder aux archives et aux documents, même s’ils ne peuvent plus se rendre physiquement dans nos murs. Sachez également que les services de documentation continuent de fonctionner en vue de faciliter le travail des entreprises et de l’État.

Le rôle essentiel que jouent les archives et les services de documentation ne doit pas être sous-estimé par les temps qui courent. Sans les archives, les archivistes et les gestionnaires de documents, les entreprises, la société civile et l’État seraient paralysés. Comment prendre des décisions, proposer des soins médicaux ou faire tourner l’économie sans informations ni données précises ? C’est là où nous intervenons, en tant qu’archivistes et gestionnaires de documents ou de l’information. C’est grâce à nous que les entreprises et l’État peuvent garder le cap, même si nous sommes contraints d’exercer en télétravail. Nous nous adaptons aux nouvelles réalités et aux nouveaux modèles de prestation de services. Ce n’est pas toujours chose aisée, mais nous essayons néanmoins de répondre aux exigences de gouvernance des organisations publiques et privées. Il s’agit d’intervenir dans le cadre d’environnements numériques partagés, tout en permettant aux décisionnaires et à leurs collaborateurs d’avoir un accès ininterrompu aux archives et aux données nécessaires pour continuer leur travail.

Afin que la communauté archivistique et documentaire puisse communiquer au sujet des actions en cours et des opportunités à saisir, nous avons créé une carte numérique où chacun pourra partager des informations au sujet d’expositions virtuelles, d’inventaires numériques, de fonds numériques particuliers ou de projets collaboratifs susceptibles de vous intéresser tandis que vous #RestezChezVous.

C’est le moment ou jamais de dire à toutes et tous ce que notre communauté peut leur offrir ! Expliquons pourquoi les documents et les archives revêtent une si grande importance !

Pour inscrire votre institution, merci de remplir le questionnaire en ligne : https://www.ica.org/fr/archives-et-documents-demeurent-accessibles

 

Pour accéder à la carte numérique : https://www.ica.org/fr/quest-ce-que-les-archives/archives-et-documents-demeurent-accessibles-consultez-la-carte

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Los Archivos y Documentos son Accesibles

 

En el ICA consideramos que este es un momento importante para decirle a la gente de todo el mundo, y no sólo a nuestra comunidad, que los archivos siguen siendo accesibles, aunque en algunos casos los espacios físicos puedan estar cerrados. También, que los servicios asociados a la gestión documental continúan sus labores para facilitar las operaciones comerciales y gubernamentales.  

El papel vital de los archivos y los servicios de gestión documental no pueden ser subestimados en estos tiempos difíciles. Sin los archivos, los archivistas y gestores documentales, las empresas, la sociedad civil, el gobierno y otras organizaciones internacionales no podrían llevar a cabo sus funciones. ¿Cómo se toma una decisión, se prestan servicios de atención de salud o se mantienen economías en movimiento sin información y datos precisos? Es ahí donde nosotros, los archivistas, los gestores documentales y los administradores de la información, podemos intervenir.

Somos vitales para el funcionamiento de las empresas y el gobierno, aunque estemos trabajando desde casa. Nos estamos adaptando a las nuevas realidades y modelos de prestación de servicios, no sin dificultad, pero sin dejar de responder a las necesidades para garantizar la gobernanza de las organizaciones públicas y privadas. Estamos tratando de trabajar en entornos digitales distribuidos, mientras aseguramos que nuestros colaboradores y los responsables de la toma de decisiones puedan seguir accediendo a los documentos y datos para continuar su trabajo.

Para que la comunidad de los archivos y la gestión documental le cuente al ICA lo que está haciendo actualmente y lo que es accesible, hemos desarrollado un mapa digital donde se puede compartir información sobre exposiciones en línea, catálogos virtuales, colecciones digitales específicas o proyectos de crowdsourcing en los que la gente puede participar mientras se encuentra en casa - #QuédateEnCasa.

¡Ahora es el momento de decirle a todos lo que la comunidad puede ofrecerles! ¡Contémosles por qué los archivos y los servicios de gestión documental son importantes!  

Para inscribir tu institución, puedes completar el siguiente cuestionario en línea: https://www.ica.org/es/los-archivos-y-documentos-son-accesibles

 

Para acceder al mapa digital, visita el siguiente enlace: https://www.ica.org/es/%C2%BFqu%C3%A9-son-los-archivos/los-archivos-y-documentos-son-accesibles-consulta-el-mapa

Cordialement / Best regards / Saludos Cordiales

 

Secretariat Team

ICA International Council on Archives

60, rue des Francs Bourgeois

75003 PARIS

FRANCE

www.ica.org

 

 


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