Claudia Muñoz López is a student of the master’s degree in Library and Information Studies at the National Autonomous University of Mexico.
The following blog is available in Spanish below.
Non-governmental organizations are non-profit associations that provide services to society on the most diverse purposes: education, culture, human rights, environment, hospital aid or support to vulnerable communities, among many others. Their activities have an impact on society and the communities with which they work.
As organizations, documents recording their activities are useful both for the efficiency of the organization itself and for society so that it can understand its history and social, cultural and political influence. However, what happens when most of these documents are digital and do not have a digital preservation plan? E-mail, websites, databases and multimedia files are widely used documents that reflect the day-to-day work of organizations and do not have a paper version.
In recent years, the ease of creating and storing documents has increased, but the chances of information becoming inaccessible, or disappearing have also increased. For this reason, documents of this type require active management from their creation for their preservation, since they are in danger due to the constant development of technology and its consequent obsolescence. This post presents advances from an ongoing investigation into the preservation of digital documents from a non-governmental Mexican organization dedicated to the promotion of free culture, with a view to building its own archive.
In Mexico, the Law on the Promotion of Activities Carried Out by Civil Society Organizations establishes that organizations or associations that receive public funds must keep a record of their documents for the purposes of transparency and access to information, regardless of their support. Likewise, the General Law on Archives also states that those who receive public financial support must manage, organize and preserve the documents they generate and establish a conservation and preservation plan within their annual planning (this law covers the different types of archives, and not only those of NGOs). Although the interest in preservation is notorious, the guidelines for carrying out such actions have not yet been announced. On the other hand, organizations may lack the ability to preserve their information in the long term due to lack of infrastructure, financing, storage, diversity of data and media, among others.
To generate a digital preservation plan it is necessary to identify the documents generated by the organization, their characteristics, class, typology and format, as well as the context in which they are created and the elements that determine their authenticity. It is suggested that a general archival classification table be made to facilitate the classification of digital documents relating to the sections on governance, general administration, financeand resources, property registers, programmes and projects, publications, staff and related persons.
Subsequently, you can associate the documents that make up the file and the formats of each of the documentary units: databases, PDFs, websites, social networks, audiovisual files, documents in the cloud, etc. Each of these documents has different contents, structures and characteristics, as well as different risks of loss, so knowing them will allow you to develop a preservation plan that covers each of them. To do this, the Bit List published by the Digital Preservation Coalition is useful to identify the level of risk in which the documents that make up the archive are: lower risk, vulnerable, endangered, critically endangered or practically extinct. Below is a brief example of the "Publications" section, including some documents that are part of the content published by the NGO, the format in which they are and the level of risk based on the Bit List.
Based on the DPC Bit List
Summary example of a section of a classification table showing the formats and level of risk based on the Bit List published in 2020.
Recognizing the sections within a classification scheme; the documents that are included within it, the format they are in and their risk of loss, will allow us to understand where we start from to begin to design strategies to preserve access to digital documents in the long term. Both the context and the policies and strategies we take influence the preservation of documents and the challenges they face. It is worth mentioning that the Bit List is constantly updated, so the formats and contents can change the level at which they are, increasing or reducing their risk of loss.
The next stage of this research is to develop strategies for the preservation of digital documents for Mexican non-governmental organizations. I consider it important to continue including more sectors within digital preservation: educational, governmental or health. Because the information we generate every day is at risk of disappearing, it is important that different sectors can participate in the debate, share experiences and results from their contexts. World Digital Preservation Day is an opportunity to reflect on the importance of digital preservation in Mexico and Latin America, in terms of awareness of the issue, skills required, allocation of resources and dimension of possible losses if not acted on time.
References
Digital Preservation Coalition, ed. "The BitList 2019: The Global List of Digitally Endangered Species". Digital Preservation Coalition, November 2019. https://doi.org/10.7207/DPCBitList19-01.
Morte Nadal, Tamara Complutense, and Miguel Ángel Esteban Navarro. "Funds and Archives of Non-Governmental Organizations: Challenges for Document Management." Overviewof Information and Documentation 29, no. 1 (June 4, 2019): 167–89. https://doi.org/10.5209/rgid.64577.
Preservation of DIGITAL Archives of the IIBI. "Preservation of DIGITAL Files of the IIBI,” n.d. http://iibi.unam.mx/archivistica/.
The Future of Email Archives. A Report from the Task Force on Technical Approaches for Email Archives. Washington: Council on Library and Information Resources, 2018.
Thompson, Sara Day. "Preserving Social Media." DPC Technology Watch Report Series. Great Britain: Digital Preservation Coalition,2016.
Voutssás, John. "Preservation of Digital Documentary Heritage In The World and In Mexico." Library Research, January/April 2012.
Voutssás, Juan, and Alicia Barnard. Glossary of Digital Archival Preservation Version 4.0. Mexico: Instituto de Investigaciones Bibliotecológicas y de la Información-UNAM, 2014.
Spanish Version
Preservación digital de documentos digitales de una ONG en México
Las organizaciones no gubernamentales son asociaciones sin ánimo de lucro que brindan servicios a la sociedad sobre los más diversos fines: educación, cultura, derechos humanos, medio ambiente, ayuda hospitalaria o apoyo a comunidades vulnerables, entre muchas otras. Sus actividades generan un impacto en la sociedad y comunidades con las que trabajan.
Como organizaciones, los documentos que registran sus actividades son de utilidad tanto para la eficiencia de la propia organización como para la sociedad que puede conocer su historia e influencia social, cultural y política. No obstante, ¿qué ocurre cuando la mayor parte de estos documentos son digitales y no cuentan con un plan de preservación digital? El correo electrónico, sitios web, bases de datos y archivos multimedia son documentos ampliamente utilizados que reflejan las labores cotidianas de las organizaciones y no tienen una versión en papel.
En años recientes, ha aumentado la facilidad para crear y almacenar documentos, pero también se han incrementado las posibilidades de que la información deje de ser accesible o desaparezca. Por este motivo, esta clase de documentos requieren de una gestión activa desde su creación para su preservación, ya que se encuentran en peligro debido al constante desarrollo de la tecnología y su consecuente obsolescencia. Este post presenta avances de una investigación en curso sobre la preservación de documentos digitales de una organización no gubernamental mexicana dedicada a la promoción de la cultura libre, con miras a constituir su propio archivo.
En México, la Ley de Fomento a las Actividades Realizadas por Organizaciones de Sociedad Civil establece que las organizaciones o asociaciones que reciben fondos públicos deben conservar un registro de su documentos con fines de transparencia y acceso a la información, independientemente de su soporte. Asimismo, la Ley General de Archivos también señala que quienes reciban apoyo económico público deben administrar, organizar y conservar los documentos que generen y establecer un plan de conservación y preservación dentro de su planificación anual (esta ley abarca a los diferentes tipos de archivos, y no solo a los de ONG’s). Aunque es notorio el interés en la preservación, todavía no se dan a conocer los lineamientos para llevar a cabo tales acciones. Por otro lado, es posible que las organizaciones carezcan de la capacidad de preservar su información a largo plazo debido a falta de infraestructura, financiamiento, almacenamiento, diversidad de datos y soportes, entre otros.
Para generar un plan de preservación digital es necesario identificar los documentos generados por la organización, sus características, clase, tipología y formato, así como el contexto en el que son creados y los elementos que determinan su autenticidad. Se sugiere realizar un cuadro general de clasificación archivística que facilite la clasificación de documentos digitales relativos a las secciones de gobernanza, administración general, finanzas y recursos, registros de propiedad, programas y proyectos, publicaciones, staff y personas relacionadas.
Posteriormente, se podrá asociar los documentos que integran el archivo y los formatos de cada una de las unidades documentales: bases de datos, PDFs, sitios web, redes sociales, archivos audiovisuales, documentos en la nube, etc. Cada uno de estos documentos posee contenidos, estructuras y características diferentes, así como distintos riesgos de pérdida, por lo que conocerlos permitirá desarrollar un plan de preservación que abarque cada uno de ellos. Para ello, la Bit List publicada por la Digital Preservation Coalition resulta de utilidad para identificar el nivel de riesgo en el que se encuentran los documentos que integran el archivo: menor riesgo, vulnerable, en peligro de extinción, en peligro crítico o prácticamente extinto. A continuación, se presenta un breve ejemplo de la sección “Publicaciones”, con algunos documentos que forman parte de los contenidos publicados por la ONG, el formato en el que están y el nivel de riesgo basado en la Bit List.
Basado en la Bit List de la DPC
Ejemplo resumido de una sección de un cuadro de clasificación que muestra los formatos y el nivel de riesgo basado en la Bit List publicada en 2020.
Reconocer las secciones dentro de un cuadro general de clasificación archivística, los documentos que lo integran, el formato en el que están y el nivel de riesgo de pérdida en el que se encuentran nos permitirá entender desde dónde partimos para comenzar a diseñar estrategias para preservar el acceso a los documentos digitales a largo plazo. Tanto el contexto, como las políticas y estrategias que tomemos influyen en la preservación de los documentos y los retos a los que se enfrentan. Cabe mencionar que la Bit List es constantemente actualizada, por lo que los formatos y contenidos pueden cambiar el nivel en el que se encuentran, incrementando o reduciendo su riesgo de pérdida.
La siguiente etapa de esta investigación consiste en desarrollar estrategias para la preservación de documentos digitales para organizaciones no gubernamentales mexicanas. Considero importante continuar incluyendo a más sectores dentro de la preservación digital: educativo, gubernamental o sanitario. Debido a que la información que generamos día a día está en riesgo de desaparecer, es importante que diferentes sectores puedan participar en el debate, compartir experiencias y resultados desde sus contextos. El Día Mundial de la Preservación Digital es una oportunidad para reflexionar sobre la importancia de la preservación digital en México y en América Latina, en términos de conciencia sobre el tema, habilidades requeridas, asignación de recursos y dimensión de las posibles pérdidas si no se actúa a tiempo.
Referencias
Digital Preservation Coalition, ed. “The BitList 2019: The Global List of Digitally Endangered Species”. Digital Preservation Coalition, noviembre de 2019. https://doi.org/10.7207/DPCBitList19-01.
Morte Nadal, Tamara Complutense, and Miguel Ángel Esteban Navarro. “Fondos y Archivos de Las Organizaciones No Gubernamentales: Retos Para La Gestión de Documentos.” Revista General de Información y Documentación 29, no. 1 (June 4, 2019): 167–89. https://doi.org/10.5209/rgid.64577.
Preservación de Archivos Digitales del IIBI. “Preservación de Archivos Digitales Del IIBI,” n.d. http://iibi.unam.mx/archivistica/.
The Future of Email Archives. A Report from the Task Force on Technical Approaches for Email Archives. Washington: Council on Library and Information Resources, 2018.
Thompson, Sara Day. “Preserving Social Media.” DPC Technology Watch Report Series. Gran Bretaña: Digital Preservation Coalition, 2016.
Voutssás, Juan. “Preservación Del Patrimonio Documental Digital En El Mundo y En México.” Investigación Bibliotecológica, enero/abril 2012.
Voutssás, Juan, and Alicia Barnard. Glosario de Preservación Archivística Digital Versión 4.0. México: Instituto de Investigaciones Bibliotecológicas y de la Información-UNAM, 2014.
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