Dr. Daniel Flores, Asociación Latinoamericana de Archivos - ALA, Representante Nacional de Brasil en el GE RIBEAU ALA.
Profesor e Investigador del Curso de Archivología y de la Maestría y Doctorado en Ciencias de la Información de la Universidad Federal Fluminense - UFF (Brasil) y Líder del Grupo de Investigación en Documentos Digitales: Gestión y Preservación Digital Sistémica en un CCDA.
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Nuestra sociedad comenzó a producir documentos digitales, los cuales son, en sí mismos, complejos y específicos y, por tanto, requieren un tratamiento especial, desde su génesis, confinados en Sistemas Computarizados contemplando una Cadena de Custodia y Preservación, orientados a normas, estándares, modelos y requisitos. Sin embargo, era necesaria, y sigue siendo, la solución previa de los problemas y dilemas conceptuales que la propia Archivología necesita para superar eficazmente la Ruptura Paradigmática y establecer un escenario firme de Transición Paradigmática, como forma de garantizar a la sociedad y a la ciudadanía, que pueden ejercer su ciudadanía plena sobre la base de documentos auténticos, fiables y conservables.
Ahora, con Registros digitales - Documentos digitales, mucho ha cambiado, hemos detectado y presenciado una ruptura paradigmática, donde la complejidad y especificidad de los registros digitales ha cambiado, la forma en que entendemos la "prueba", o "evidencia", para la Cadena de Custodia, ahora resignificada para la Cadena de Custodia de Archivos Digitales - CCDA. Enfoque mucho más interdisciplinario de la ciencia y el derecho forenses digitales. Ahora la atención se centra en la política de archivo y el entorno digital, basados en estas políticas, así como en las normas, estándares, modelos y requisitos.
Duranti, en su Conferencia Magistral en el Congreso ICA - ALA en la Ciudad de México (2017) presentó: “CADENA DE CUSTODIA DIGITAL: la información preservada sobre el documento y sus cambios, demostrando que un dato específico estaba en un estado particular en un cierta fecha y hora” (nuestra traducción).
Lo que podemos ver es que la autora presentó un camino, un movimiento desde la cadena de custodia, hacia la cadena de custodia digital (en nuestra opinión), denotando la necesidad de replantear o expandir la cadena de custodia para contemplar las especificidades y complejidades de un mundo digital.
El propio concepto de cadena de custodia presentado por ICA Multilingual Archival Terminology, nos ha brindado elementos que el concepto necesitaba para evolucionar, ya que lo ha presentado como “Documento o huella que demuestra la sucesión de personas jurídicas o personas que tenían posesión, custodia y control sobre los documentos”. En el caso de un documento digital, en entornos digitales, podríamos tener este documento, o rastro, demostrando la sucesión de personas jurídicas y personas que tenían custodia, pero con la ruptura de un CCDA, es decir, llevándose un disco duro externo, con documentos, sospecha de un sistema de archivo con requisitos, rompiendo con la garantía de autenticidad y confiabilidad de estos documentos. El mero hecho de que estos documentos ya no estén confinados abriría una ventana de posibilidades para las adulteraciones digitales.
Hirtle (2001, nuestra traducción) corrobora la idea presentada anteriormente de la necesidad de expandir el concepto de cadena de custodia en entornos digitales, cuando afirma que “en un entorno analógico, la transferencia física y legal de documentos de una institución a una Institución Archivística asegura una cadena de custodia ininterrumpida ”, lo que no es cierto para el entorno digital, precisamente por la especificidad y complejidad del documento digital y la vulnerabilidad del registro digital. Por tanto, en el entorno digital, es necesaria una nueva propuesta para la definición de la Cadena de Custodia de Archivo Digital, ya sea por la redefinición de la Cadena de Custodia (CoC) o por la implementación operativa de la Cadena de Preservación (CoP).
Así, se hace más clara la necesidad de una definición de Cadena de Custodia de Archivos Digitales (CCDA), que debe considerar la idea de que la cadena de custodia digital no se puede romper ni interrumpir, y debe ser auditada por la cadena de preservación u otro procedimiento. capaz de verificar esta garantía en el entorno digital.
Es en este momento, a través de un punto de inflexión basado precisamente en la inseguridad jurídica y la pérdida o adulteración de documentos, que surge el principio de la Cadena de Custodia Digital Archivística (CCDA), aplicable a los documentos digitales, considerando entonces sus especificidades y complejidades, asegurando que los documentos de archivo no rompieron con su custodia de archivos digitales, manteniéndolos siempre confinados en entornos digitales con requisitos de archivo aprobados, desde su producción (en un Sistema de Gestión de Documentos de Archivo, un SGDA o SGDA de Negocios) o representación , transmisión, archivo, hasta su custodia permanente (ahora en Trusted Digital Archival Repositories - RDC-Arq), acceso o borrado, registrando todos sus cambios de manera sistémica, asegurando así la garantía de Autenticidad, Fiabilidad, Integridad y Fijabilidad con el tiempo, en un enfoque de Preservación Digital Sistémica.
Así, la Preservación Digital Sistémica o Activa, aparece también como un reto más para superar los prejuicios de que toda Transformación Digital en Archivos debe ser Disruptiva, cuando en verdad, esta forma siempre lleva consigo la idea de un producto nuevo y más económico, más sencillo, generalmente alejado de normas, estándares, modelos y requisitos. Cuando hablamos de algo tan importante para todo el colectivo de la sociedad, sus registros que garantizan derechos, documentos y es precisamente por eso que debemos avanzar hacia una Transformación Digital basada en la Innovación Sostenida en Archivos, siempre basada, nuevamente, en estándares, modelos, estándares y requisitos, a fin de garantizar la seguridad jurídica de personas e instituciones.
Es así como la Preservación Digital Sistémica toma su protagonismo, combinada con la Cadena de Custodia Digital Archivística, ya que la Preservación Digital Pasiva o No Sistémica seguirá coexistiendo y es necesaria para todas aquellas colecciones y transferencias de documentos analógicos que ya hemos producido o acumulado, de representantes digitales, resultado de digitalizaciones y nacidos digitales que aún no han implementado una Preservación Digital Activa o Sistémica.
El PDS entonces, con base en la ciencia, en estos modelos y normas, tendrá su progreso, procesamiento, transferencia y recolección siempre realizado por Paquetes OAIS (Open Archival Information System Model), basado en normas, modelos, estándares y requisitos, y todos los tratamientos y aplicación de las Políticas de Archivo y Estrategias de Preservación, las cuales serán a través de soluciones que implementen y obedezcan estas Políticas de Archivo. Ya no será un trabajo "a mano" del Archivero, en documentos digitales, sino un trabajo orientado a sistemas y políticas Archivísticas con una planificación y gestión sistémica de Preservación Digital. Eso sí significa un gran y tremendo desafío para todos los Archiveros profesionales, en el futuro previsible, con el objetivo de garantizar la Conservación a través de la producción de Documentos Digitales con Requisitos de Archivo, en CCDA e implementando un PDS.
Lo que vemos, como nos dice el filósofo e historiador de la ciencia Thomas Kuhn (1994), es que estamos ante un nuevo paradigma en Archivología, que remite a un nuevo modelo y estándares, que en Archivología identificamos los de producción, mantenimiento, preservación y acceso de Documentos de Archivo, que contemplan una Preservación Digital Sistémica y garantizan una Cadena de Custodia Digital de Archivo. Y que ahora, estos elementos se comparten en la sociedad permitiendo explicar ciertos aspectos de la realidad sobre el Patrimonio Documental Archivo Digital que estamos produciendo hoy, y adecuarlos para que sean conservables, auténticos, fiables y accesibles para el mañana. Como señala el autor, es más que una teoría, lo que implica una estructura que genera nuevas teorías y así se materializa en la Transición Paradigmática a la Archivología.
English Translation
The Digital Archival Chain of Custody (DACC) combined with Systematic Digital Preservation (SDP) for Archives
Our society has begun to produce digital documents that are complex and unique in nature. They require specialised treatment from the moment they are created, confined as they are to computerised systems, and taking into account a Chain of Custody and Preservation based on guidelines, standards, models and requirements. However, it was and still is necessary first to resolve the issues and conceptual dilemmas needed by archival science to effectively address this paradigm shift, and to create a solid framework through which society and the general public may fully exercise their rights as citizens, based on authentic, trustworthy and preservable documents.
With the advent of digital records and digital documents, much has changed. We have witnessed a paradigm shift in which the complexity and specific nature of digital records has changed, as has the way in which we understand ‘proof’ or ‘evidence’ in the Chain of Custody (now redefined for the Digital Archival Chain of Custody, or DACC). The focus is more interdisciplinary, drawing on science, law and digital forensics. Attention has now turned to archival policies and the digital environment, based on these policies as well as on guidelines, standards, models and requirements.
At the ALA-ICA annual conference in Mexico City (2017), Duranti gave a keynote speech on ‘The Digital Chain of Custody: the information preserved about the record and its changes that shows specific data was in a particular state at a given date and time.’
It seems clear to me that she was suggesting a pathway; a move from the chain of custody to the digital chain of custody, indicating the need to reconsider or expand the chain of custody so as to consider the specific, complex nature of a digital world.
The very concept of a chain of custody, as defined by the ICA’s Multilingual Archival Terminology, has provided us with the elements that the concept needed to be able to evolve. It defined it as a ‘Document or paper trail showing the succession of offices or persons having seizure, custody, or control over the documents.’ In the case of a digital document in a digital environment, this document, or trail, would show the succession of offices or individuals who had seizure over it, but with an interruption to the DACC; i.e. taking an external hard drive containing documents would suggest an archive system without the necessary requirements, removing the guarantee of authenticity and trustworthiness in those documents. The very fact that those documents would no longer be confined to that environment would open up a range of opportunities for digital tampering.
Hirtle (2001) supports this idea of the need to expand the concept of the chain of custody in digital environments when he states that, ‘in an analog environment, the legal and physical transfer of the documents from the agency to the archives ensures an unbroken chain of custody.’ This is not the case in the digital environment, precisely because of the specific and complex nature of digital documents and the vulnerability of digital records. Thus, in the digital environment, a new definition of the Digital Archival Chain of Custody is needed, whether by redefining the Chain of Custody (CoC) or by putting in place a Chain of Preservation (CoP).
There is clearly a need for a definition of the Digital Archival Chain of Custody (DACC), which should include the idea that the digital chain of custody must not be broken or interrupted, and that it must be audited by the chain of preservation or another process that can verify this guarantee in the digital environment.
Legal uncertainty and the loss of or tampering with documents brings us to a pivotal moment, out of which the principle of the Digital Archival Chain of Custody (DACC) emerges in relation to digital documents. It takes into account their specific, complex nature, ensuring that archived documents have not breached their digital archival custody, and that they have remained confined to digital environments with approved archival requirements at all times. This should be the case from the point at which a document is created (in a Records Management System, or RMS, or a Corporate Records Management System, or CRMS), through its representation, transmission and filing, to its permanent archiving in a Trusted Digital Archival Repository, or if it is accessed or deleted. All these changes must be recorded systematically, thus ensuring the document’s authenticity, trustworthiness, integrity and immutability over time, using a Systematic Digital Preservation-led approach.
Thus, Systematic or Active Digital Preservation also emerges as another challenge in overcoming the preconception that any sort of archival digital transformation must necessarily be disruptive, when in fact this form of preservation always involves the idea of a new product which is cheaper, simpler, and generally removed from guidelines, standards, models and requirements. When discussing something of this importance for the whole of society, and given the fact that it is records and documents that guarantee rights, it is precisely for this reason that we must move towards a digital transformation rooted in sustained innovation in archives. Again, this should be based on guidelines, standards, models and requirements with the aim of guaranteeing the legal security of individuals and organisations.
This is where Systematic Digital Preservation (SDP) comes into its own, in conjunction with the Digital Archival Chain of Custody, since passive (or non-systematic) digital preservation will continue to exist alongside them. The latter is necessary for all collections and transfers of analogue documents that have already been created or accumulated, and of digital representations, either resulting from digitalisation or born-digital documents, which have not yet been subject to systematic or active digital preservation.
The progress, processing, transfer and gathering of SDP (which is rooted in science) will, according to these models and guidelines, always therefore be carried out using OAIS (Open Archival Information System) packages. This is based on guidelines, standards, models and requirements, and any handling or application of archival policies and preservation strategies will be via solutions that implement and adhere to these archival policies. This archiving of digital documents will no longer be done manually by an archivist; instead, the work will be based on archival systems and policies that involve digital preservation planning and systematic management. This will certainly be a huge challenge for all professional archivists for the foreseeable future, as they aim for conservation via the production of digital documents with archiving requirements in DACC, using SDP.
What we are facing, as the philosopher and historian of science, Thomas Kuhn (1994) wrote, is a new paradigm in archival science, based on a new model and standards, which in the field of archival science can be identified as the creation, maintenance, preservation of and access to archived documents, ensuring a Digital Archival Chain of Custody that uses Systematic Digital Preservation. These elements are now accessible to the public, meaning that we are able to explain certain aspects of what we are facing with regard to the digital archival documentary heritage that we are creating today, making sure it is suitable for preservation, and ensuring that it is authentic, trustworthy, and accessible in the future. As the writer suggests, this is more than a theory: it involves a structure that generates new theories, leading to a paradigm shift for archival science.
Dr. Daniel Flores
Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) [Latin American Archives Association]
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