[French and Spanish versions follow]
We, the signatories of this statement, call on governments, businesses, and research institutions around the world to document their decisions and transactions now and for the future.
Building on the UNESCO communique ‘Turning the threat of COVID-19 into an opportunity for greater support to documentary heritage’ and reinforcing the call that decision-makers in the public and private sectors recognise the value of records management and archives, the statement has three calls to action:
Decisions must be documented
Sound records management is more important than ever with governments taking unprecedented steps to deal with the COVID-19 pandemic.
Important decisions are being made by governments involving huge interventions in markets, healthcare and the daily lives of billions of people as they seek to secure the social, economic and cultural wellbeing of their populations and uphold the rule of law.
The pandemic is showing the benefits of access to large and small scale data to inform decision-making, but this does not reduce the need to contextualise records (i.e. paper documents, data, algorithms, code, audio-visual), nor does it exempt governments from documenting their data analysis processes or capturing critical information.
It is essential that the basis of those decisions, the decisions themselves and the senior decision-makers involved are thoroughly documented in order for governments to remain accountable both during and after the emergency and for future generations to be able to learn from our actions.
In these current circumstances, records may be at risk as new ways of working are rapidly adopted without the usual processes and infrastructure.
Urgent steps should be taken to address recordkeeping in ephemeral technologies that have to be deployed rapidly.
Records and data should be secured and preserved in all sectors
The duty to document does not only rest with governments, but also with commercial, research and educational institutions.
The impacts of the pandemic will be far reaching, and all organisations need to be cognisant of the importance of proper data and records management. Commercial entities will need essential records to be maintained for the continuity of operations, to evidence rights and entitlements, but also to be able to apply for government subsidies.
Research and educational institutions, especially those involved in tracing the disease, mapping and analysing the pathogen’s genome to develop vaccines, must ensure that their records and data are accurate and properly maintained.
The existence of proper documentation practices will enable not only business continuity, research and innovation, but also the evidence of how this crisis was managed for future generations. Archives are the custodians of the 1918 influenza pandemic records, which are being studied by scientists around the world and these institutions will eventually be the stewards for records related to the COVID-19 pandemic.
The economic and societal impact of the current pandemic needs to be evidenced, not only to prevent and/or anticipate similar events but to understand the effect this event will have on current and future generations.
The security, preservation and access to digital content should be facilitated during the shutdown
The ability to study the COVID-19 pandemic, in order to prevent other such events, requires the existence of records management services and archives, otherwise records and data will not be generated and captured in ways that will enable their preservation and access, now or in the future. Records and archives are more than paper documents marked ‘official record’ – records and recordkeepers deal with increasingly complex digital materials such as algorithms and rough or raw data.
As the economic impact of COVID-19 is felt around the world, it will also be critical to secure, capture and preserve the records of defunct companies and/or private entities. This way, the social, cultural and even economic significance of former undertakings can live on.
Just as it is essential to have global agreements on reporting standards, specifications and definitions (as in the Sendai Framework), so it is necessary for archives to be recognised and resourced as the custodians of the raw data that underpins composite data or reported information. The duty to document this information does not cease in a crisis, it becomes more essential than ever.
COVID-19 – Bien documenter : un devoir plus que jamais essentiel en période de crise
Les signataires de cette déclaration lancent un appel aux États, aux entreprises et aux institutions de recherche du monde entier pour leur rappeler la nécessité de bien documenter leurs décisions et leurs actions, tant aujourd’hui que demain.
S’inspirant de la déclaration de l’UNESCO intitulée : « Transformer la menace du COVID-19 en une occasion de soutenir davantage le patrimoine documentaire » et dans le but d’appuyer la demande adressée aux décisionnaires des secteurs public et privé pour qu’ils reconnaissent l’importance de la gestion archivistique et documentaire, la présente déclaration se décline en trois domaines d’action impératifs :
Toute décision est à documenter
Une bonne gestion des documents et des archives revêt un caractère d’autant plus important que les États se trouvent à présent contraints à prendre des mesures sans précédent pour freiner la pandémie de COVID-19.
Les États sont amenés à prendre des décisions majeures impliquant un interventionnisme conséquent sur les marchés, dans le domaine de la santé et dans la vie quotidienne de milliards de personnes, en vue d’assurer le bien-être social, économique et culturel de la population et de maintenir l’état de droit.
La pandémie met en relief les avantages d’un accès à des données, à grande ou à plus modeste échelle, permettant d’étayer les prises de décision. En revanche, la contextualisation des archives
(documents papier, données, algorithmes, systèmes d’encryptage, archives audiovisuelles) demeure toujours indispensable et les États restent toujours tenus de documenter leurs procédures d’analyse de données ou de collecte d’informations cruciales.
Il est urgent et nécessaire conserver la trace des fondements des décisions prises, des décisions ellesmêmes et des décisionnaires principaux impliqués, pour que les États puissent répondre de leurs actes pendant et après la crise sanitaire et pour que les générations à venir puissent tirer les enseignements de nos actions.
Dans les circonstances actuelles, il se peut que les archives soient mises à risque, de nouvelles façons de travailler étant rapidement instaurées, hors des processus et des infrastructures habituels.
La question de la conservation documentaire dans le cas des technologies éphémères qui ont dû se mettre en place doit être traitée de toute urgence.
Quel que soit le secteur, la sauvegarde et la conservation des archives et des données est une nécessité absolue
Bien documenter est un devoir qui relève non seulement des États, mais également des entreprises commerciales ainsi que des institutions d’enseignement et de recherche.
Les répercussions de la pandémie seront considérables et toutes les organisations doivent prendre conscience de l’importance d’une gestion efficace des données et des archives. Les entreprises commerciales devront conserver tous leurs documents essentiels en vue d’assurer la continuité de leurs activités, de pouvoir fournir la preuve de leurs droits et prérogatives et, surtout, pour être en mesure de faire valoir leurs droits aux aides publiques.
Les institutions d’enseignement et de recherche, notamment celles impliquées dans le traçage de la maladie, dans l’élaboration de la cartographie et l’analyse du génome du pathogène, avec pour objectif la création de vaccins, doivent s’assurer de la fidélité et de la tenue à jour de leurs données et de leurs dossiers.
Ce sera grâce à de bonnes pratiques en matière de gestion documentaire que les entreprises pourront poursuivre leurs activités, ainsi que leurs tâches de recherche et développement. Mais ces mêmes bonnes pratiques sont impératives pour témoigner de la gestion de la crise à l’attention des générations à venir. Les services d’archives sont les gardiens des dossiers relatifs à la grande grippe de 1918, dossiers qu’étudient les scientifiques du monde entier. Ce sont ces institutions qui auront, tôt ou tard, le devoir de veiller sur toute la documentation concernant la pandémie de COVID-19.
Il importe de garder la trace des répercussions économiques et sociales de la pandémie actuelle, non seulement dans le but d’éviter et/ou de prévoir des événements similaires, mais également pour mieux comprendre les effets de la pandémie sur les générations présentes et futures.
Il convient d’œuvrer en faveur de la sécurité, de la conservation et de l’accès aux contenus numériques pendant la période de confinement
Toute étude de la pandémie de COVID-19, ayant pour objet d’empêcher la réapparition d’un tel phénomène, requiert l’existence d’archives et de services documentaires. Sans ces services, il sera impossible de créer et de collecter des documents et des données de manière à garantir leur conservation et leur accessibilité, aujourd’hui ou demain. Les archives et les dossiers ne sont pas que des documents papier portant la mention « document officiel ». Ces documents et leurs dépositaires doivent désormais composer avec des supports numériques de plus en plus complexes, tels que des algorithmes et des données brutes ou approximatives.
À mesure que l’impact économique du COVID-19 se fait sentir à travers le monde, il importera également de collecter, de sauvegarder et de conserver dans la durée les archives relatives aux entreprises et/ou aux organismes privés ayant dû cesser définitivement leurs activités. C’est uniquement sous cette forme que la contribution sociale, culturelle voire économique de ces anciennes entreprises pourra s’inscrire dans notre mémoire collective.
Si la nécessité de parvenir à des accords internationaux pour des normes d’information, des descriptions et des définitions communes (exemple : Cadre de Sendai) semble évidente, il est tout aussi impératif de reconnaître le rôle incontournable des archives et des ressources qu’elles recèlent. Les données brutes qu’elles renferment servent de base aux données composites ou aux informations communiquées. Bien documenter ces informations est un devoir qui, loin de s’effacer en période de crise, revêt un caractère plus essentiel encore.
COVID-19: El deber de documentar en una crisis no cesa, se vuelve más esencial
Nosotros, los signatarios de esta declaración, hacemos un llamado a los gobiernos, empresas e instituciones de investigación de todo el mundo, a efecto de que documenten sus decisiones y actividades ahora y en el futuro.
Considerando el comunicado de la UNESCO "Convirtiendo la amenaza del COVID-19 en una oportunidad para un mayor apoyo al patrimonio documental" y reforzando el llamado para que los tomadores de decisiones en los sectores público y privado reconozcan el valor de la gestión documental y de los archivos, la presente declaración hace tres llamados:
Las decisiones deben estar documentadas.
La gestión de registros de audio es más importante que nunca ante gobiernos que están tomando medidas sin precedentes para hacer frente a la pandemia del COVID-19.
Los gobiernos están tomando importantes decisiones que involucran grandes intervenciones en los mercados, atención médica y la vida cotidiana de miles de millones de personas, mientras buscan asegurar el bienestar social, económico y cultural de sus poblaciones y defender el estado de derecho.
La pandemia muestra los beneficios del acceso a datos, a gran y pequeña escala, para informar sobre la toma de decisiones, pero esto no reduce la necesidad de contextualizar los registros (esto es, documentos en papel, datos, algoritmos, códigos, audiovisuales), ni exime a los gobiernos de documentar sus procesos de análisis de datos, o bien, de capturar información crítica.
Es esencial que la base de esas decisiones, las decisiones en sí mismas y los tomadores de decisiones de alto nivel involucrados, se encuentren completamente documentados para que los gobiernos sigan siendo responsables durante y después de la emergencia y para que las generaciones futuras puedan aprender de nuestras acciones.
En las circunstancias actuales, los registros pueden estar en riesgo a medida de que, rápidamente, se adoptan nuevas formas de trabajo sin los procesos y la infraestructura habituales.
Medidas urgentes deben ser tomadas para conducir la conservación de registros en tecnologías efímeras que tienen que ser implementadas velozmente.
Los registros y datos deberían ser asegurados y preservados en todos los sectores.
El deber de documentar no sólo recae en los gobiernos, sino también en las instituciones privadas, de investigación y educativas.
Los impactos de la pandemia serán de gran alcance y todas las organizaciones deben estar conscientes de la importancia de una adecuada gestión de la información y registros. El sector comercial necesitará registros básicos para mantener la continuidad de sus operaciones, acreditar su personalidad jurídica y derechos, así como para aplicar a subsidios del gobierno.
Las instituciones educativas y de investigación, especialmente aquellas involucradas en el rastreo de la enfermedad, su mapeo y análisis del genoma del patógeno para desarrollar vacunas, deben garantizar que sus registros y datos sean precisos y conservados adecuadamente.
La existencia de prácticas de documentación adecuadas permitirá no sólo la continuidad de las actividades, de la investigación y la innovación, sino también la evidencia de cómo se manejó esta crisis para las generaciones futuras. Los archivos son los custodios de los registros sobre la pandemia de influenza de 1918, que ahora están siendo estudiados por científicos de todo el mundo; estas instituciones serán, eventualmente, los garantes de los registros relacionados con la pandemia del COVID-19.
Es necesario evidenciar el impacto económico y social de la pandemia actual, no solo para prevenir o anticipar eventos similares, sino también para comprender el efecto que el mismo tendrá en las generaciones actuales y futuras.
La seguridad, la preservación y el acceso al contenido digital deben facilitarse durante el cierre
La capacidad de estudiar la pandemia del COVID-19, para prevenir otros eventos de este tipo, requiere la existencia de servicios y archivos de gestión documental, de lo contrario, los registros y datos no se generarán ni capturarán de manera que permitan su preservación y acceso, ya sea ahora o en el futuro. Los registros y archivos son más que documentos en papel marcados como "registro oficial"; los registros y los encargados de éstos se ocupan cada vez más de materiales digitales complejos, como algoritmos y datos en bruto.
Como el impacto económico del COVID-19 se siente en todo el mundo, también será crítico asegurar, capturar y preservar los registros de compañías y entidades privadas ya inoperantes. De esta manera, podría mantenerse viva la importancia social, cultural e incluso económica de las empresas extintas.
Así como es esencial tener acuerdos globales sobre estándares, especificaciones y definiciones de informes (como en el Marco de Sendai), también es necesario que los archivos sean reconocidos como custodios de los datos sin procesar que sustentan los datos compuestos o la información reportada. El deber de documentar esta información no cesa en una crisis, se vuelve más esencial que nunca.